Brief aanmaning

• Maak gratis een aanmaningsbrief als je klant een openstaande factuur niet op tijd heeft betaald.
• Geef je klant een laatste betaaltermijn en leg duidelijk vast om welke openstaande factuur of facturen het gaat.
• Stel je brief eenvoudig zelf op door de vragen te beantwoorden en ontvang een aanmaning die is afgestemd op jouw situatie.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een schriftelijk verzoek aan je klant om een openstaande factuur alsnog te betalen. Je vermeldt in de brief welke factuur nog openstaat, welk bedrag moet worden betaald en binnen welke termijn je de betaling verwacht.

Met een aanmaningsbrief geef je jouw klant duidelijkheid over:

• de openstaande factuur of facturen;
• het bedrag dat nog moet worden betaald;
• de nieuwe betaaltermijn;
• de manier waarop je klant kan betalen;
• een mogelijke vervolgstap als betaling uitblijft.

Een aanmaning wordt ook wel een aanmaningsbrief of betalingsaanmaning genoemd. Het is meestal een vervolgstap nadat de oorspronkelijke betaaltermijn van de factuur is verstreken.

Wanneer gebruik je een aanmaningsbrief?

Je gebruikt een aanmaningsbrief als je klant een factuur niet binnen de afgesproken betaaltermijn heeft betaald. Met de brief herinner je jouw klant schriftelijk aan de openstaande betaling en geef je de mogelijkheid om alsnog te betalen.

Een aanmaningsbrief kan geschikt zijn als:

• de betaaltermijn van je factuur is verstreken;
• je klant de factuur nog niet volledig heeft betaald;
• een eerdere betalingsherinnering geen betaling heeft opgeleverd;
• je schriftelijk een nieuwe betaaltermijn wilt geven;
• je wilt vastleggen dat je jouw klant hebt gevraagd om te betalen;
• je duidelijk wilt maken wat een mogelijke vervolgstap is.

Voorbeeld

Je hebt een factuur verstuurd met een betaaltermijn van 30 dagen. Na het verstrijken van die termijn staat het volledige bedrag nog open. Met een aanmaningsbrief geef je jouw klant een nieuwe termijn om de factuur alsnog te betalen.

Wanneer heb je mogelijk iets anders nodig?

Een aanmaning is niet in iedere situatie de beste eerste of volgende stap.

Je wilt eerst vriendelijk herinneren

Is de betaaltermijn pas net verstreken en wil je jouw klant eerst op een vriendelijke manier wijzen op de openstaande factuur? Dan kan een betalingsherinnering passender zijn.

Je klant is het niet eens met de factuur

Betwist je klant de factuur, de geleverde dienst of het bedrag? Probeer dan eerst duidelijk te krijgen waarom de klant niet betaalt. Een standaardaanmaning lost een inhoudelijk geschil meestal niet op.

Er zijn betalingsafspraken gemaakt

Heb je al een betalingsregeling of andere betaalafspraak met je klant gemaakt? Controleer dan eerst welke afspraken gelden voordat je een nieuwe aanmaning verstuurt.

Je klant heeft na de aanmaning nog niet betaald

Is de betaaltermijn uit de aanmaning verstreken zonder dat er is betaald? Dan kun je een vervolgstap overwegen, zoals opnieuw contact opnemen, juridisch advies vragen of een incassopartner inschakelen.

Je klant is failliet of verkeert in een formele schuldregeling

In zulke situaties kunnen andere regels en procedures gelden. Een gewone aanmaningsbrief is dan mogelijk niet voldoende.

Goed om te weten: welke vervolgstap geschikt is en welke regels gelden, hangt af van de situatie van jou en je klant.

Wat staat er in de aanmaningsbrief?

Je beantwoordt vragen over de openstaande factuur en jouw klant. Op basis van je antwoorden wordt een aanmaningsbrief opgesteld.

In de brief kunnen onder andere de volgende gegevens worden opgenomen:

• jouw naam en contactgegevens;
• de naam en contactgegevens van je klant;
• het factuurnummer en de factuurdatum;
• het openstaande bedrag;
• de oorspronkelijke betaaltermijn;
• de nieuwe betaaltermijn;* de gegevens die nodig zijn om te betalen;
• een beschrijving van een mogelijke vervolgstap.

Controleer de brief altijd voordat je deze verstuurt. Let vooral op namen, bedragen, factuurnummers, rekeninggegevens en betaaltermijnen.

Zo werkt het

1. Beantwoord de vragen

Vul de gegevens over jou, je klant en de openstaande factuur in.

2. Maak gratis je aanmaningsbrief

Aan de hand van je antwoorden wordt je brief op maat opgesteld. Het maken van de aanmaningsbrief is gratis.

3. Controleer en download je brief

Controleer de gegevens, het bedrag en de betaaltermijn voordat je de brief verstuurt.

4. Kies hoe je de aanmaning verstuurt

Je kunt de aanmaning zelf versturen per post of e-mail. Wil je gebruikmaken van Aangetekend Mailen? Dit kost ? 2,50 exclusief btw. per verzending.

Je aanmaning aangetekend mailen

Wil je kunnen aantonen dat je de aanmaning per e-mail hebt verstuurd en wanneer je klant de e-mail opent? Dan kun je de aanmaningsbrief aangetekend mailen. Bij DAS Documentenshop werkt dit momenteel als volgt: je maakt en downloadt eerst de aanmaning, uploadt deze vervolgens voor aangetekend mailen en ontvangt een bevestiging wanneer de ontvanger de e-mail opent.

Aangetekend Mailen kost ? 2,50 exclusief btw per verzending.

Zo werkt aangetekend mailen

1. Maak en download je aanmaningsbrief.
2. Kies Aangetekend Mailen.
3. Upload de gecontroleerde aanmaning.
4. Verstuur de aangetekende e-mail naar je klant. Ontvang een bevestiging wanneer je klant de e-mail opent.

Goed om te weten

Betaaltermijn: vermeld duidelijk binnen welke termijn je klant moet betalen. Factuurgegevens: controleer het factuurnummer, het openstaande bedrag en je betaalgegevens. Verzending: bewaar de brief en gegevens over de verzending. Incassokosten en rente: controleer voordat je deze vermeldt welke wettelijke regels en voorwaarden voor jouw situatie gelden. Geen betaling ontvangen? Bepaal na het verstrijken van de betaaltermijn welke vervolgstap passend is.

Veelgestelde vragen over een aanmaning

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een schriftelijk verzoek aan je klant om een openstaande factuur alsnog te betalen. Je vermeldt om welke factuur het gaat en binnen welke termijn je betaling verwacht.

Wanneer stuur ik een aanmaning?

Je kunt een aanmaning sturen wanneer een factuur niet binnen de afgesproken betaaltermijn is betaald. Controleer eerst of de betaling niet inmiddels is ontvangen.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Een betalingsherinnering is meestal een vriendelijke herinnering aan een openstaande factuur. Met een aanmaning vraag je nadrukkelijker om betaling binnen een bepaalde termijn en kun je aangeven wat een mogelijke vervolgstap is.

Hoeveel aanmaningen stuur ik?

Je bepaalt zelf hoeveel aanmaningen je verstuurt. Op de huidige pagina geeft DAS Documentenshop aan dat ondernemers gemiddeld één tot drie aanmaningen sturen en adviseert de pagina minstens één aanmaning te sturen voordat een incasso-opdracht wordt gegeven.

Kan ik mijn aanmaning per e-mail versturen?

Ja, je kunt een aanmaning digitaal versturen. Wil je de verzending en opening kunnen vastleggen, dan kun je ook kiezen voor aangetekend mailen.

Kan ik mijn aanmaning aangetekend mailen?

Ja. Bij DAS Documentenshop kun je je gemaakte aanmaning downloaden en vervolgens uploaden voor aangetekend mailen. Je ontvangt een bevestiging wanneer je klant de e-mail opent.

Wat als mijn klant na de aanmaning niet betaalt?

Controleer eerst of de betaaltermijn is verstreken en de betaling niet is ontvangen. Daarna kun je bepalen welke vervolgstap passend is, bijvoorbeeld opnieuw contact opnemen of een incassopartner inschakelen.

Hoeveel aanmaningen stuur je?

Je mag zelf weten hoeveel aanmaningen je jouw klant stuurt. Stuur er minstens één voordat je een incasso-opdracht stuurt. Gemiddeld sturen ondernemers één tot drie aanmaningen naar hun klant. De eerste aanmaning is een vriendelijk verzoek om de openstaande factuur te betalen. De tweede aanmaning is een herinnering. De laatste aanmaning is een formele brief waarin je onder andere aangeeft dat je extra kosten in rekening brengt als je klant niet betaalt. Die kosten zijn de buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke rente.

Per post of aangetekende e-mail

Zorg er altijd voor dat je kunt aantonen dat je klant jouw aanmaning heeft ontvangen. Je kunt je aanmaning aangetekend per post versturen of met een aangetekende e-mail. Beide zijn rechtsgeldig. Een aangetekende aanmaning per e-mail versturen kan ook via DAS. Dit laatste is de juridische bewijslast van het versturen van de mail. Meer informatie over aangetekend mailen vind je hier.