Officiële waarschuwing voor je medewerker

• Bevestig een officiële waarschuwing schriftelijk aan je medewerker.
• Leg duidelijk vast wat er is gebeurd en wat je van je medewerker verwacht.
• Stel gratis een waarschuwingsbrief op die past bij jouw situatie.

Wat is een officiële waarschuwing voor een medewerker?

Met een officiële waarschuwing laat je als werkgever weten dat bepaald gedrag niet acceptabel is en moet veranderen. Denk bijvoorbeeld aan het niet naleven van afspraken, regelmatig te laat komen of het negeren van werkinstructies.

Bespreek de situatie eerst met je medewerker. Bevestig de waarschuwing daarna schriftelijk. Zo leg je duidelijk vast waarom je de waarschuwing geeft, welk gedrag moet veranderen en welke afspraken je hierover hebt gemaakt.

Wanneer geef je een medewerker een officiële waarschuwing?

Je kunt een officiële waarschuwing overwegen als een medewerker zich niet aan afspraken, regels of redelijke werkinstructies houdt. Bijvoorbeeld bij:

• werkweigering;
• herhaaldelijk te laat komen;
• ongeoorloofd verzuim;
• het niet naleven van werkinstructies;
• het niet naleven van interne regels of veiligheidsvoorschriften;
• ongewenst of grensoverschrijdend gedrag;
• ongepast gedrag tegenover een leidinggevende of collega.

Kijk altijd goed naar de omstandigheden. Bespreek wat er is gebeurd met je medewerker en geef de medewerker de gelegenheid om te reageren voordat je conclusies trekt.

Waarom leg je een waarschuwing schriftelijk vast?

Een mondeling gesprek kan voldoende zijn om gedrag te bespreken. Wil je een officiële waarschuwing geven? Dan is het verstandig om deze ook schriftelijk te bevestigen.

Hiermee leg je vast wat er is gebeurd, welke afspraken je hebt gemaakt en wat je van je medewerker verwacht. Bewaar een kopie van de waarschuwing in het personeelsdossier en geef de medewerker ook een exemplaar.

Wat staat er in een waarschuwingsbrief?

Een duidelijke schriftelijke waarschuwing beschrijft zo concreet mogelijk:

• waarom je de waarschuwing geeft;
• welk gedrag of incident aanleiding is voor de waarschuwing;
• welke afspraken, regels of instructies van toepassing zijn;
• wat je van de medewerker verwacht;
• wat er moet veranderen;
• welke gevolgen herhaling kan hebben.

Beschrijf de feiten zo concreet en objectief mogelijk. Vermijd algemene beschuldigingen of formuleringen die je niet kunt onderbouwen.

Wanneer is deze brief niet geschikt?

Een officiële waarschuwing is niet in iedere situatie de juiste stap. Overweeg juridisch advies als:

• je de medewerker wilt ontslaan;
• er een ernstig arbeidsconflict is;
• de medewerker de feiten betwist;
• ziekte of arbeidsongeschiktheid een rol speelt;
• er sprake is van een ernstig incident;
• je twijfelt of een waarschuwing juridisch passend is.

Een waarschuwing is geen ontslagbrief. Welke vervolgstap passend is, hangt af van de omstandigheden.

Hoe stel je een waarschuwingsbrief voor je medewerker op?

Je maakt de brief in een paar stappen:

1. Start de vragenlijst.
2. Beantwoord de vragen over de situatie.
3. Je krijgt tijdens het invullen uitleg bij de vragen.
4. Op basis van je antwoorden wordt de brief samengesteld.
5. Controleer de brief voordat je deze aan je medewerker geeft.

Hoe geef je de waarschuwing aan je medewerker?

Bespreek de waarschuwing eerst met je medewerker. Leg uit waarom je de waarschuwing geeft, wat er moet veranderen en wat je voortaan verwacht. Geef je medewerker ook de gelegenheid om te reageren.

Bevestig de waarschuwing daarna schriftelijk en geef of stuur de brief aan je medewerker. Bewaar een kopie in het personeelsdossier.

Verstuur je waarschuwingsbrief aangetekend per e-mail

Wil je kunnen aantonen dat je de waarschuwingsbrief hebt verstuurd? Verstuur de brief dan aangetekend per e-mail. Na het opstellen download je de brief en voeg je deze toe aan de aangetekende e-mail. Je ontvangt een bevestiging wanneer de ontvanger de e-mail opent. Lees meer over aangetekend mailen

Veelgestelde vragen over een officiële waarschuwing

Moet ik een medewerker eerst mondeling waarschuwen?

Het is verstandig om de situatie eerst met je medewerker te bespreken. Zo kun je uitleggen wat er volgens jou niet goed gaat en krijgt de medewerker de gelegenheid om te reageren. Wil je daarna een officiële waarschuwing geven, bevestig deze dan schriftelijk.

Wat moet er in een schriftelijke waarschuwing staan?

Beschrijf duidelijk wat er is gebeurd, wanneer dit gebeurde en waarom je een officiële waarschuwing geeft. Vermeld ook welk gedrag je voortaan verwacht en welke gevolgen herhaling kan hebben. Houd de beschrijving feitelijk en concreet.

Moet een medewerker een officiële waarschuwing ondertekenen?

De medewerker kan de ontvangst van de waarschuwing bevestigen. Dat betekent niet automatisch dat de medewerker het ook eens is met de inhoud. Leg daarom vooral zorgvuldig vast wanneer en hoe je de waarschuwing hebt gegeven.

Wat als mijn medewerker het niet eens is met de waarschuwing?

Een medewerker kan het oneens zijn met een waarschuwing en daarop reageren. Bewaar de reactie samen met de waarschuwing en andere relevante informatie in het personeelsdossier. Is er discussie over de feiten of dreigt er een arbeidsconflict? Dan kan juridisch advies verstandig zijn.

Kan een officiële waarschuwing leiden tot ontslag?

Een officiële waarschuwing leidt niet automatisch tot ontslag. Of waarschuwingen later een rol kunnen spelen bij ontslag, hangt onder meer af van de situatie, de ernst van het gedrag en wat er daarna gebeurt. Overweeg je ontslag? Laat je dan juridisch adviseren.

Hoe lang blijft een officiële waarschuwing geldig?

Er is niet één termijn die voor iedere waarschuwing en iedere situatie geldt. Hoe zwaar een eerdere waarschuwing later meeweegt, hangt af van onder andere de reden voor de waarschuwing, het gedrag daarna en de omstandigheden. Vermijd daarom een algemene standaardtermijn als je die niet specifiek hebt vastgesteld.