Interne privacyverklaring werknemers

• Maak duidelijk welke persoonsgegevens van werknemers je verwerkt
• Beschrijf waarom je gegevens gebruikt, bewaart en eventueel deelt
• Beantwoord de vragen en stel een privacyverklaring op voor jouw organisatie

Werkgevers verwerken allerlei persoonsgegevens van medewerkers, van contact- en salarisgegevens tot informatie in het personeelsdossier. Met een privacyverklaring voor werknemers informeer je medewerkers duidelijk over de verwerking van hun gegevens. Je legt onder andere uit welke gegevens je verzamelt, waarvoor je deze gebruikt, wat de grondslag voor de verwerking is en welke rechten werknemers volgens de AVG hebben.

Wanneer heb je een privacyverklaring voor werknemers nodig?

Verwerk je persoonsgegevens van werknemers? Dan moet je werknemers informeren over hoe je met hun persoonsgegevens omgaat. Een privacyverklaring voor werknemers helpt je om deze informatie duidelijk en op één plek vast te leggen.

Dat is bijvoorbeeld relevant als je:

• personeelsdossiers bijhoudt;
• contact-, salaris- en bankgegevens verwerkt;
• gegevens over verlof of verzuim verwerkt;
• gegevens gebruikt voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst;
• persoonsgegevens deelt met bijvoorbeeld een salarisadministrateur, arbodienst of pensioenuitvoerder;
• HR- of personeelssystemen gebruikt waarin persoonsgegevens worden opgeslagen.

Welke informatie je moet geven, hangt af van de persoonsgegevens die jouw organisatie daadwerkelijk verwerkt en waarvoor je die gebruikt.

Waarom een interne privacyverklaring voor werknemers?

Werknemers hebben er recht op te weten welke persoonsgegevens je als werkgever verwerkt en waarom je dat doet. Ook moeten zij informatie krijgen over onder meer het bewaren en delen van hun gegevens en over de rechten die zij hebben.

Met een interne privacyverklaring maak je dit inzichtelijk. Je beschrijft bijvoorbeeld waarom je bepaalde persoonsgegevens nodig hebt voor de arbeidsovereenkomst, de salarisadministratie of andere HR-processen.

Een duidelijke privacyverklaring helpt ook om binnen je organisatie inzichtelijk te maken hoe je met persoonsgegevens van medewerkers omgaat.

Wat staat er in een privacyverklaring voor werknemers?

Een interne privacyverklaring beschrijft hoe je organisatie persoonsgegevens van werknemers verwerkt. Welke informatie precies nodig is, hangt af van jouw situatie.

In de privacyverklaring kun je onder andere informatie opnemen over:

• de werkgever: wie verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens;
• persoonsgegevens: welke soorten gegevens van werknemers worden verwerkt;
• doeleinden: waarvoor je de gegevens gebruikt;
• grondslagen: op welke grond de persoonsgegevens worden verwerkt;
• ontvangers: met welke partijen persoonsgegevens eventueel worden gedeeld;
• bewaartermijnen: hoe lang persoonsgegevens worden bewaard;
• beveiliging: hoe je persoonsgegevens beschermt;
• doorgifte: of persoonsgegevens buiten de daarvoor relevante landen of gebieden worden verwerkt;
• privacyrechten: welke rechten werknemers hebben en hoe zij daarvan gebruik kunnen maken.

Zo ontstaat één document waarin werknemers kunnen terugvinden wat er met hun persoonsgegevens gebeurt.

Welke persoonsgegevens van werknemers kun je verwerken?

Welke persoonsgegevens je verwerkt, verschilt per organisatie en werknemer. Denk bijvoorbeeld aan:

• naam, adres en contactgegevens;
• geboortedatum;
• bankgegevens;
• salarisgegevens;
• gegevens over de arbeidsovereenkomst;
• gegevens uit het personeelsdossier;
• gegevens over verlof en aanwezigheid.

Voor sommige soorten persoonsgegevens gelden strengere regels. Neem daarom alleen informatie op die aansluit op de gegevensverwerkingen binnen jouw organisatie.

Wat zijn de rechten van werknemers bij persoonsgegevens?

Werknemers hebben verschillende privacyrechten. Afhankelijk van de situatie kunnen zij bijvoorbeeld vragen welke persoonsgegevens je van hen verwerkt of verzoeken om gegevens te laten corrigeren.

In een interne privacyverklaring leg je duidelijk uit welke rechten van toepassing zijn en hoe een werknemer een verzoek kan indienen.

Zo weet een werknemer niet alleen wat er met persoonsgegevens gebeurt, maar ook bij wie diegene terechtkan met vragen over privacy.

Hoe stel je een interne privacyverklaring op?

Met de documentgenerator van DAS stel je stap voor stap een interne privacyverklaring voor werknemers op.

1. Start de vragenlijst

Je beantwoordt vragen over jouw organisatie en de manier waarop je persoonsgegevens van werknemers verwerkt.

2. Vul je situatie in

Je geeft aan welke gegevens je verwerkt en waarvoor je deze gebruikt. Zo sluit de inhoud aan op de antwoorden die je geeft.

3. Maak je privacyverklaring

Op basis van je antwoorden wordt de interne privacyverklaring samengesteld.

Wanneer is deze interne privacyverklaring mogelijk niet voldoende?

Een interne privacyverklaring informeert werknemers over de verwerking van hun persoonsgegevens. Het document lost niet automatisch ieder privacyvraagstuk binnen je organisatie op.

Heb je bijvoorbeeld complexe gegevensverwerkingen, verwerk je bijzondere of gevoelige persoonsgegevens of wil je weten of jouw organisatie aan alle relevante privacyverplichtingen voldoet? Dan kan aanvullende juridische beoordeling nodig zijn.

Ook is een interne privacyverklaring voor werknemers niet hetzelfde als:

• een privacyverklaring voor klanten of websitebezoekers;
• een verwerkersovereenkomst met een organisatie die namens jou persoonsgegevens verwerkt;
• een DPIA waarmee privacyrisico's van een gegevensverwerking worden onderzocht.

Kijk daarom altijd welk privacydocument aansluit bij jouw situatie.

Interne privacyverklaring of gewone privacyverklaring?

Welke privacyverklaring je nodig hebt, hangt af van van wie je persoonsgegevens verwerkt.

Een interne privacyverklaring voor werknemers gaat over de persoonsgegevens die je als werkgever van medewerkers verwerkt. Een algemene of externe privacyverklaring gaat bijvoorbeeld over persoonsgegevens van klanten, prospects of bezoekers van je website.

Verwerk je zowel persoonsgegevens van werknemers als van klanten of websitebezoekers? Dan kunnen verschillende privacyverklaringen nodig zijn. Houd de doelgroepen duidelijk van elkaar gescheiden, zodat iedere persoon de informatie krijgt die voor diegene relevant is.

Veelgestelde vragen over de privacyverklaring voor werknemers

Is een privacyverklaring voor werknemers verplicht?

Als werkgever moet je werknemers informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens. In een privacyverklaring kun je de relevante informatie over die gegevensverwerking overzichtelijk bij elkaar zetten.

Welke informatie je precies moet verstrekken, is afhankelijk van de persoonsgegevens die je verwerkt en de omstandigheden waarin je dat doet.

Wat is een interne privacyverklaring?

Een interne privacyverklaring is een document waarin een organisatie werknemers informeert over de verwerking van hun persoonsgegevens. Daarin staat bijvoorbeeld welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom dat gebeurt, hoe lang gegevens worden bewaard en welke privacyrechten werknemers hebben.

Welke gegevens staan in een privacyverklaring voor werknemers?

Een privacyverklaring kan informatie bevatten over bijvoorbeeld contactgegevens, salarisgegevens, bankgegevens en gegevens uit het personeelsdossier. Daarnaast leg je uit waarom deze gegevens worden verwerkt, op welke grondslag dat gebeurt en of gegevens met andere partijen worden gedeeld. De precieze inhoud hangt af van de gegevensverwerkingen binnen jouw organisatie.

Is een interne privacyverklaring hetzelfde als een privacyverklaring op mijn website?

Nee. Een interne privacyverklaring voor werknemers is gericht op de persoonsgegevens die een werkgever van werknemers verwerkt. Een privacyverklaring op een website richt zich doorgaans op persoonsgegevens van bijvoorbeeld websitebezoekers, klanten of andere externe personen.

Een organisatie kan daarom meerdere privacyverklaringen nodig hebben.

Wanneer moet ik mijn privacyverklaring voor werknemers aanpassen?

Controleer de privacyverklaring wanneer de manier waarop je persoonsgegevens verwerkt verandert. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van nieuwe soorten persoonsgegevens, een nieuw HR-systeem, andere ontvangers van persoonsgegevens of veranderingen in bewaartermijnen.

Zo blijft de informatie voor werknemers aansluiten op de feitelijke gegevensverwerkingen binnen je organisatie.