Interne privacyverklaring werknemers

• Voldoe aan privacywetgeving GDPR
• Stel de privacy van werknemers centraal
• Maak een privacyverklaring voor werknemers

Waarom een privacyverklaring voor werknemers?

Elke onderneming is volgens de privacywet verplicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Daarbij denk je waarschijnlijk in eerste instantie aan de gegevens van jouw klanten. Waarschijnlijk heb je al een privacyverklaring geplaatst op je website, maar heb je nog geen privacyverklaring voor je werknemers. Om volledig te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zal je ook voor je medewerkers een privacyverklaring moeten opstellen. Dit is wettelijk verplicht. Als werkgever ben je verplicht jouw eigen mensen optimaal te informeren over de manier waarop hun persoonlijke gegevens opgeslagen en verwerkt worden. Een privacyverklaring voor werknemers zorgt voor transparantie op dit gebied.

Wat staat er in een privacyverklaring voor werknemers?

De interne privacyverklaring wijkt niet echt af van een gewone, meer algemene privacyverklaring. Je geeft in deze privacyverklaring voor werknemers uitsluitsel aan betrokkenen over het doel en de wijze van verwerking van hun persoonsgegevens. Hiermee voldoe je aan de regels in artikel 13 en 14 van de AVG.

Belangrijke onderdelen van de privacyverklaring zijn:

• de aard van de opgeslagen persoonsgegevens;
• de reden waarom je de persoonsgegevens verwerkt;
• de bewaartermijnen en beveiliging;
• het eventueel delen van gegevens met derden;
• de rechten van de geregistreerde personen.

Hoe ziet een interne privacyverklaring voor werknemers eruit?

De interne privacyverklaring ziet er in grote lijnen hetzelfde uit als de privacyverklaring op de website. De wettelijke vereisten van de privacywetgeving zijn namelijk hetzelfde.

Wat bevat de interne privacyverklaring voor werknemers in ieder geval?

• De identiteit en contactgegevens van de werkgever
• Soorten persoonsgegevens die worden verwerkt (bijvoorbeeld NAW-gegevens en salarisgegevens)
• Verwerkingsdoeleinden (bijvoorbeeld het uitbetalen van salaris)
• De grondslag van de verwerking (bijvoorbeeld De uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de wettelijke plicht of zelfs het gerechtvaardigd belang)
• Categorieën ontvangers van de persoonsgegevens (bijvoorbeeld de arbodienst, een salarisadministratiekantoor of pensioendienstverlener)
• De doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte en welke passende waarborgen zijn getroffen
• De bewaartermijn (bijvoorbeeld het personeelsdossier maximaal 2 jaar na uitdiensttreding en de salarisadministratie 7 jaar na uitdiensttreding wegens de fiscale bewaarplicht).
• De getroffen beveiligingsmaatregelen (bijvoorbeeld tweefactorauthenticatie)
• De rechten van de werknemers (zoals het recht op inzage, rectificatie en verwijdering)

Hoe werkt het?

Start de vragenlijst. Beantwoord de vragen. Je krijgt daarbij uitleg. Aan de hand van jouw antwoorden krijg je een interne privacyverklaring werknemers op maat.