Studiekostenovereenkomst

• Leg vast welke studiekosten je als werkgever betaalt, zoals opleidingskosten, examenkosten en studiemateriaal.
• Maak duidelijke afspraken over het terugbetalen van studiekosten als je werknemer tijdens of na de opleiding uit dienst gaat.
• Houd rekening met de regels voor verplichte scholing: studiekosten die je als werkgever verplicht moet dragen, kun je niet via een studiekostenbeding op je werknemer verhalen.

Met deze studiekostenovereenkomst leg je vooraf vast welke opleiding je werknemer volgt, welke kosten je betaalt en onder welke voorwaarden een eventuele terugbetaling geldt. Zo zijn de afspraken voor jou en je werknemer duidelijk voordat de opleiding begint.

Wat is een studiekostenovereenkomst?

Een studiekostenovereenkomst is een schriftelijke afspraak tussen jou als werkgever en je werknemer over een opleiding, cursus of studie en de kosten daarvan.

Je legt bijvoorbeeld vast:

• welke opleiding of cursus je werknemer gaat volgen;
• welke studiekosten je betaalt;
• welk deel van de kosten je vergoedt;
• wanneer terugbetaling van studiekosten aan de orde kan zijn;
• welke kosten eventueel moeten worden terugbetaald;
• gedurende welke periode een terugbetalingsregeling geldt;
• hoe het terug te betalen bedrag gedurende deze periode wordt afgebouwd;
• wat er gebeurt als je werknemer de opleiding niet afrondt of uit dienst gaat.

Wat krijg je?

Je ontvangt een praktisch model waarmee je afspraken over één opleiding en de bijbehorende studiekosten kunt vastleggen.

De studiekostenovereenkomst biedt ruimte voor afspraken over:

De opleiding

Leg de naam, opleider, startdatum, verwachte einddatum en andere relevante gegevens van de opleiding vast.

De vergoeding

Bepaal welke opleidings-, examen- en materiaalkosten je geheel of gedeeltelijk betaalt.

Terugbetaling van studiekosten

Leg vast in welke situaties je werknemer kosten eventueel moet terugbetalen, voor zover dit juridisch is toegestaan.

Afbouw van de terugbetaling

Maak duidelijk over welke periode de terugbetalingsafspraak geldt en hoe het terug te betalen bedrag wordt afgebouwd.

Uitdiensttreding

Leg vast wat er met de studiekosten gebeurt wanneer je werknemer tijdens of na de opleiding uit dienst gaat.

Wanneer gebruik je een studiekostenovereenkomst?

Een studiekostenovereenkomst kan geschikt zijn wanneer je investeert in een opleiding van een werknemer en vooraf afspraken wilt maken over de kosten en een eventuele terugbetaling.

Bijvoorbeeld als:

• je werknemer een aanvullende opleiding of cursus wil volgen;
• je de professionele ontwikkeling van je werknemer financieel ondersteunt;
• je een kostbare, niet-verplichte opleiding geheel of gedeeltelijk betaalt;
• je werknemer een studie volgt die ook buiten de huidige functie waarde heeft;
• je vooraf wilt vastleggen wat er met de gemaakte studiekosten gebeurt bij uitdiensttreding.

Een studiekostenovereenkomst is vooral bedoeld om vooraf duidelijkheid te creëren. Zowel jij als je werknemer weet daardoor welke afspraken gelden.

Mag je studiekosten terugvragen van je werknemer?

Niet in iedere situatie.

Sinds 1 augustus 2022 gelden specifieke wettelijke regels voor scholing die je als werkgever verplicht moet aanbieden. Als scholing onder artikel 7:611a BW valt, kunnen de daaraan verbonden kosten onder de toepasselijke voorwaarden niet met een studiekostenbeding op de werknemer worden verhaald. Ook geldt dergelijke scholing als arbeidstijd en moet deze indien mogelijk tijdens werktijd worden aangeboden. Voor bepaalde beroepsopleidingen en beroepskwalificaties gelden uitzonderingen.

Daarom is het belangrijk eerst te bepalen om welk soort opleiding het gaat.

Is de opleiding verplicht of noodzakelijk?

Controleer dan eerst of je de opleiding volgens de wet of cao kosteloos moet aanbieden.

Gaat het om een aanvullende, niet-verplichte opleiding?

Dan kan een studiekostenovereenkomst met een terugbetalingsregeling mogelijk passend zijn.

Weet je niet zeker welke situatie van toepassing is?

Laat dan eerst beoordelen welke regels voor de betreffende opleiding gelden voordat je een terugbetalingsverplichting afspreekt.

Wanneer is deze studiekostenovereenkomst niet geschikt?

Gebruik een studiekostenovereenkomst niet als manier om kosten voor scholing die jij verplicht kosteloos moet aanbieden alsnog bij je werknemer neer te leggen. Een beding dat dergelijke kosten op de werknemer verhaalt, is nietig.

De overeenkomst is ook geen vervanging voor persoonlijk juridisch advies wanneer je situatie afwijkt van de standaardsituatie, bijvoorbeeld bij:

• twijfel of een opleiding verplichte scholing is;
• bijzondere afspraken in een cao;
• een complexe beëindiging van het dienstverband;
• discussie met een werknemer over bestaande studiekosten;
• eerder gemaakte afspraken die je achteraf wilt wijzigen.

Dit product helpt je afspraken vast te leggen. Het beoordeelt niet automatisch jouw individuele juridische situatie.

Waarom studiekosten vooraf vastleggen?

Een opleiding kan een flinke investering zijn. Door de afspraken vóór de start schriftelijk vast te leggen, voorkom je dat jij en je werknemer later verschillende verwachtingen hebben.

Je maakt duidelijk:

• wat de opleiding kost;
• welke kosten jij betaalt;
• welke voorwaarden gelden;
• wanneer terugbetaling mogelijk aan de orde is;
• welk bedrag de werknemer dan eventueel moet terugbetalen;
• hoe een terugbetalingsverplichting wordt afgebouwd.

Duidelijkheid over de financiële gevolgen is belangrijk. In de rechtspraak over studiekostenbedingen speelt onder andere mee of vooraf voldoende duidelijk is wat de terugbetalingsregeling voor de werknemer betekent.

Terugbetalingsregeling studiekosten

Een belangrijk onderdeel van een studiekostenovereenkomst is de eventuele terugbetalingsregeling.

Daarin leg je niet alleen vast wanneer je werknemer studiekosten moet terugbetalen, maar ook hoe de terugbetalingsverplichting gedurende de afgesproken periode afneemt.

De evenredige afbouw van de terugbetalingsverplichting is een belangrijk aandachtspunt dat voortvloeit uit de rechtspraak over studiekostenbedingen.

Veelgestelde vragen over de studiekostenovereenkomst

Wat is een studiekostenovereenkomst?

Een studiekostenovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer over een opleiding en de kosten daarvan. Je kunt ermee vastleggen welke studiekosten je betaalt en onder welke voorwaarden een werknemer kosten eventueel moet terugbetalen.

Wat is het verschil tussen een studiekostenovereenkomst en een studiekostenbeding?

Een studiekostenovereenkomst bevat de afspraken over de opleiding en studiekosten. Het studiekostenbeding is specifiek de afspraak waarin is vastgelegd onder welke voorwaarden de werknemer studiekosten moet terugbetalen.

Mag je studiekosten terugvragen als een werknemer ontslag neemt?

Dat is afhankelijk van onder andere het soort scholing en de afspraken die vooraf zijn gemaakt. Voor scholing die je op grond van de toepasselijke regels verplicht kosteloos moet aanbieden, kun je geen geldig beding gebruiken om deze kosten alsnog op de werknemer te verhalen.

Mag je verplichte scholing laten terugbetalen?

Voor scholing die je op grond van artikel 7:611a BW verplicht kosteloos moet aanbieden, is een beding waarmee de betreffende kosten bij de werknemer worden neergelegd nietig.

Wanneer teken je een studiekostenovereenkomst?

Het is verstandig om de afspraken vóór aanvang van de opleiding duidelijk vast te leggen. Zo weet je werknemer vooraf wat de mogelijke financiële gevolgen van de afspraken zijn. De duidelijkheid daarvan is ook relevant in de rechtspraak over studiekostenbedingen.

Geldt een studiekostenovereenkomst voor iedere opleiding?

Nee. Maak eerst onderscheid tussen scholing die je verplicht kosteloos moet aanbieden en andere opleidingen. Ook een toepasselijke cao kan relevant zijn voor de afspraken over studiekosten.