ICT- en internetreglement voor personeel

• Leg duidelijke afspraken vast over internet, e-mail, software en mobiele apparaten.
• Maak duidelijk wat werknemers zakelijk en privé wel en niet mogen met ICT-middelen.
• Stel aan de hand van een vragenlijst jouw ICT- en internetreglement op maat op.

Werknemers gebruiken dagelijks internet, e-mail, smartphones, laptops en software voor hun werk. Soms gebruiken ze zakelijke middelen privé of juist privéapparatuur voor zakelijke doeleinden. Met een ICT- en internetreglement voor personeel leg je vast welke afspraken binnen jouw organisatie gelden. Zo weten werknemers waar ze aan toe zijn en kun je onder meer afspraken maken over gebruik, controle en eventuele sancties

Wat is een ICT- en internetreglement?

Een ICT- en internetreglement is een document waarin je als werkgever afspraken vastlegt over het gebruik van digitale middelen binnen je organisatie. Denk aan internet, zakelijke e-mail, mobiele telefoons, software en privéapparatuur die werknemers voor hun werk gebruiken.

Je kunt daarnaast vastleggen of en hoe het gebruik wordt gecontroleerd, wat het doel daarvan is, welke gegevens daarbij worden verwerkt en welke regels of sancties gelden.

Zo creëer je voor werknemers duidelijkheid over wat binnen jouw organisatie wel en niet is toegestaan.

Waarom een ICT- en internetreglement voor personeel?

De grens tussen zakelijk en privégebruik van ICT kan gemakkelijk vervagen. Een werknemer gebruikt bijvoorbeeld een zakelijke telefoon privé, opent zijn zakelijke e-mail op een eigen apparaat of gebruikt thuis een privélaptop voor werkzaamheden.

Met een ICT- en internetreglement maak je afspraken over dit soort situaties vooraf duidelijk. De huidige DAS Documentenshop-pagina benoemt daarbij onder andere kosten, beveiligingsrisico's, communicatie namens het bedrijf en juridische risico's als relevante onderwerpen.

Een reglement kan bijvoorbeeld antwoord geven op vragen als:

• Mag een werknemer een zakelijke telefoon privé gebruiken?
• Mag zakelijke e-mail voor privédoeleinden worden gebruikt?
• Welke privéapparatuur mag een werknemer voor het werk gebruiken?
• Welke software mogen werknemers gebruiken?
• Welke regels gelden voor internetgebruik?
• Wanneer en waarom kan gebruik worden gecontroleerd?
• Wat gebeurt er met gegevens die bij een controle worden verzameld?
• Kunnen er gevolgen zijn als een werknemer zich niet aan de afspraken houdt?

Wat kun je regelen in het ICT- en internetreglement?

Met het ICT- en internetreglement kun je werknemers duidelijkheid geven over verschillende vormen van digitaal gebruik. Het huidige product van DAS Documentenshop behandelt onder meer:

Internetgebruik

Leg vast welke afspraken gelden voor het gebruik van de internetverbinding en het bedrijfsnetwerk.

E-mail

Maak duidelijk hoe werknemers hun zakelijke e-mailaccount mogen gebruiken, ook voor privédoeleinden.

Mobiele telefoons

Leg afspraken vast over het zakelijke en eventuele privégebruik van mobiele telefoons van het bedrijf.

Software

Maak duidelijk welke afspraken binnen je organisatie gelden voor het gebruik van software.

Privéapparatuur voor het werk

Werknemers gebruiken steeds vaker hun eigen smartphone, laptop of tablet voor zakelijke werkzaamheden. In het reglement kun je hierover afspraken vastleggen.

Controle en gegevens

Wil je kunnen nagaan wat er met computers of de internetverbinding van je bedrijf gebeurt? Dan kun je in het reglement onder andere vastleggen wat wordt bijgehouden, met welk doel en wat er vervolgens met de gegevens gebeurt. Het reglement kan ook ingaan op situaties waarin een werknemer individueel wordt gevolgd of een manager toegang tot een mailbox krijgt.

Regels en sancties

Je kunt duidelijk maken welke regels gelden en of er sancties verbonden zijn aan het niet naleven daarvan.

Wanneer is een ICT- en internetreglement relevant?

Een ICT- en internetreglement kan bijvoorbeeld relevant zijn wanneer:

• werknemers zakelijke laptops of telefoons gebruiken;
• werknemers zakelijke apparaten ook privé mogen gebruiken;
• medewerkers eigen apparatuur voor zakelijke doeleinden gebruiken;
• werknemers toegang hebben tot bedrijfssoftware, e-mail of het bedrijfsnetwerk;
• je regels wilt vastleggen over internet- en e-mailgebruik;
• je wilt vastleggen of en hoe ICT-gebruik wordt gecontroleerd;
• je vooraf duidelijkheid wilt geven over de afspraken die voor medewerkers gelden.

Juist door afspraken vooraf vast te leggen, weten werknemers beter welke regels binnen de organisatie van toepassing zijn.

Hoe stel je het ICT- en internetreglement op?

1. Start de vragenlijst

Je start online met de vragenlijst van DAS Documentenshop.

2. Beantwoord de vragen

Tijdens het doorlopen van de vragen krijg je uitleg die je helpt bij het geven van je antwoorden.

3. Stel het reglement samen

Aan de hand van jouw antwoorden krijg je een ICT- en internetreglement op maat.

Veelgestelde vragen over het ICT- en internetreglement

Wat is een ICT- en internetreglement?

Een ICT- en internetreglement legt afspraken vast over het gebruik van digitale middelen door werknemers. Het kan onder andere regels bevatten over internet, zakelijke e-mail, mobiele telefoons, software, privéapparatuur, controles en mogelijke sancties.

Wat staat er in een ICT- en internetreglement?

Met het product van DAS Documentenshop kun je afspraken maken over internetgebruik, mobiele telefoons, software, privéapparatuur voor zakelijk gebruik, zakelijk en privégebruik van e-mail, controles en eventuele sancties.

Kan ik afspraken maken over privégebruik van zakelijke ICT?

Ja, het product is er onder meer op gericht afspraken vast te leggen over privégebruik van zakelijke mobiele telefoons en zakelijke e-mail.

Kan het reglement ook gaan over eigen laptops en smartphones?

Ja. Privéapparatuur zoals een smartphone, laptop of tablet die werknemers voor zakelijke doeleinden gebruiken, is een van de onderwerpen die in het reglement aan bod kan komen.

Kan ik afspraken vastleggen over controle van ICT-gebruik?

Het reglement kan vastleggen wat wordt bijgehouden, met welk doel dat gebeurt en wat er met de gegevens gebeurt. Ook situaties rond individuele controle of toegang tot een mailbox kunnen aan bod komen.

Moet de ondernemingsraad instemmen met het ICT- en internetreglement?

De huidige productinformatie van DAS Documentenshop vermeldt dat een ondernemingsraad instemming moet geven over de inhoud van het ICT- en internetreglement.

Hoe werkt het opstellen?

Je start een online vragenlijst en beantwoordt de vragen met behulp van de gegeven uitleg. Op basis van jouw antwoorden krijg je vervolgens een ICT- en internetreglement op maat.

Wat kost het ICT- en internetreglement?

Het product kost momenteel 45,- euro exclusief 21% btw.