Factuur maken

Wij helpen u graag een juridisch correcte factuur te maken

• Goede facturen maken betalen gemakkelijk
• Factuur opstellen met handige checklist
• Voorkom juridische problemen

Maak het uw klanten gemakkelijk

Als u goed werk levert, wilt u ook betaald worden. Dat wil zeggen: u wilt dat uw klant het juiste bedrag overmaakt, en wel binnen een redelijke termijn. Het is daarom belangrijk om heldere facturen te maken, met alle informatie die uw klant nodig heeft om snel te betalen.

Dek uzelf in tegen wanbetalingen

Een juridisch correcte factuur opstellen is óók belangrijk als iemand niet betaalt en het op een rechtszaak aan komt. Dan wil de rechter immers zien dat uw factuur ook echt geldig is. Met andere woorden: uw factuur moet aan alle voorwaarden voldoen om een betaling af te kunnen dwingen.

Wat moet er op een factuur staan? We willen in principe twee dingen bereiken:

• De klant moet op uw factuur alle gegevens vinden om snel te kunnen betalen.
• De klant mag in de factuur geen rechtsgeldig excuus vinden om u níet te betalen.

Hieronder de verschillende onderdelen van een volledige, overzichtelijke en juridisch correcte factuur.

1. Omschrijving van het geleverde

De afnemer wil graag precies weten waar hij of zij voor betaald. Zet dus in de rekening om welke diensten of producten het precies gaat, wanneer ze geleverd zijn en in welke hoeveelheid (stuks, uren). Betreft het een levering waarvoor u eerder een offerte gemaakt heeft? Dan kunt u hiernaar verwijzen.

2. Datum van facturatie

Zet op elke factuur altijd de datum waarop u hem gemaakt en verzonden heeft. Deze datum is belangrijk omdat daaruit blijkt op welke dag de betalingstermijn verstrijkt.

3. Betalingstermijn en/of vervaldatum

Aansluitend op punt 2. is het een goed idee om op de factuur te melden wanneer u de betaling verwacht. Dat is bijvoorbeeld uiterlijk 30 dagen na facturatie, dus een maand na de factuurdatum. Of maak het nóg duidelijker en vermeld gewoon de precieze datum waarop de betaling uiterlijk bij u binnen moet zijn.

4. Uw bankrekeningnummer

U wilt het uw afnemer zo gemakkelijk mogelijk maken om u te betalen. Daarom zet u uw bakrekeningnummer (IBAN) op een opvallende plek op uw factuur. Met name nieuwe klanten, die nog nooit iets naar u hebben overgemaakt, hoeven dan niet meer ‘op jacht’ naar uw bankgegevens.

5. Volledige naam van de klant

Factureert u aan een onderneming? Vermeld dan de officiële juridische naam van het bedrijf. U kunt deze opzoeken in het online handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit is even een klusje, maar het hoeft alleen de allereerste keer. En komt het ooit tot een incassoprocedure, dan kan de klant niet beweren dat de factuur niet aan zijn onderneming gericht was. Verstuurt u een rekening naar een particulier? Vermeld dan naast het volledige adres ook de voorletters van de klant. Als u de rekening richt aan ‘Familie Jansen’ dan kan achteraf discussie ontstaan over wie precies de rekening moet voldoen.

6. Het adres van de afnemer

Veel facturatie gaat tegenwoordig via de e-mail. Toch is het belangrijk om het complete adres van de klant op de factuur te vermelden. Ook dit heeft te maken met het juridische traject bij een incassoprocedure. Dat gaat gepaard met aangetekende brieven die per post verzonden worden. Als u geen adres hebt, wordt dat lastig.

7. Uw KvK-nummer

Last but not least… vermelding van uw KvK-nummer is verplicht op alle officiële uitingen, zoals brieven, uw website en dus ook uw facturen. U krijgt het nummer als u zich inschrijft bij de Kamer van Koophandel. Het staat in de welkomstbrief, op het KvK-uittreksel en in het online Handelsregister. Zorg dat het nummer correct op uw factuur staat, anders is deze niet rechtsgeldig en kunt u de betaling niet via de rechter afdwingen.

8. BTW-identificatienummer

BTW-identificatienummer (btw-id) moet u verplicht vermelden op uw facturen en website.

Aanreiken van de algemene voorwaarden

Waar het vaak fout gaat is dat ondernemers hun algemene voorwaarden niet of niet op juiste wijze aanreiken. Zorg er voor dat je algemene voorwaarden altijd van toepassing verklaart en deze ook daadwerkelijk overhandigt voor of uiterlijk tijdens het sluiten van de overeenkomst zodat de klant voldoende gelegenheid heeft van de inhoud ervan kennis te nemen. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat de voorwaarden helemaal niet van toepassing zijn.

En de betalingsvoorwaarden?

Sommige ondernemingen drukken hun complete algemene voorwaarden (met onder meer de betalingstermijn en garantiebepalingen) af op de achterzijde van hun facturen. Dit is echter niet verplicht. Een herinnering aan de betalingstermijn volstaat.

Zelf een factuur maken?

Vul het online formulier in, dan maakt onze documentengenerator automatisch de factuur voor u. Download uw factuur!