Factuur maken

Goede factuur maken? Wij helpen je graag

• Goede facturen maken betalen gemakkelijk
• Factuur opstellen met handige checklist
• Voorkom juridische problemen

Een goede factuur maakt het je klanten makkelijk

Als je goed werk levert, wil je ook betaald worden. Je wilt dat je klant het juiste bedrag overmaakt, en binnen een redelijke termijn. Het is daarom belangrijk om een goede factuur te maken. Daarin staat alle informatie die je klant nodig heeft om snel te betalen.

Dek jezelf in tegen wanbetalingen

Een goede factuur is een juridisch correcte factuur. Die is óók belangrijk als iemand niet betaalt en het op een rechtszaak aankomt. Dan wil de rechter zien dat je factuur ook echt geldig is. Met andere woorden: je factuur moet aan alle voorwaarden voldoen om een betaling af te kunnen dwingen.

Wat moet je rekening mee houden als je een factuur gaat maken? We willen in principe twee dingen bereiken.

• De klant moet op je factuur alle gegevens vinden om snel te kunnen betalen.
• De klant mag in de factuur geen rechtsgeldig excuus vinden om je níet te betalen.

Wat is een volledige, overzichtelijke en juridisch correcte factuur? Let op deze acht onderdelen.

1. Omschrijving van het geleverde

De afnemer wil graag precies weten waar hij of zij voor betaalt. Zet dus in de rekening om welke diensten of producten het precies gaat, wanneer ze geleverd zijn en in welke hoeveelheid (stuks, uren). Gaat het om een levering waarvoor je eerder een offerte gemaakt hebt? Dan kun je naar die offerte verwijzen.

2. Datum factuur

Zet op elke factuur altijd de datum waarop je hem gemaakt en verzonden hebt. Deze datum is belangrijk, omdat daaruit blijkt op welke dag de betalingstermijn verstrijkt.

3. Betalingstermijn en/of vervaldatum

Aansluitend op punt 2. is het een goed idee om op de factuur te melden wanneer je de betaling verwacht. Dat is bijvoorbeeld uiterlijk 30 dagen, na de factuurdatum. Of maak het nóg duidelijker en vermeld gewoon de precieze datum waarop de betaling uiterlijk bij jou binnen moet zijn.

4. Je bankrekeningnummer

Je wilt het je afnemer zo gemakkelijk mogelijk maken om je te betalen. Daarom zet je je bankrekeningnummer (IBAN) op een opvallende plek op je factuur. Vooral nieuwe klanten, die nog nooit iets naar je hebben overgemaakt, hoeven dan niet meer ‘op jacht’ naar jouw bankgegevens.

5. Volledige naam van de klant

Wil je een factuur maken voor een onderneming? Vermeld dan de officiële juridische naam van het bedrijf. Je kunt deze naam opzoeken in het online handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit is even een klusje, maar het hoeft alleen de allereerste keer. En komt het ooit tot een incassoprocedure, dan kan de klant niet beweren dat de factuur niet aan zijn onderneming gericht was. Verstuur je een rekening naar een particulier? Vermeld dan naast het volledige adres ook de voorletters van de klant. Als je de rekening richt aan ‘Familie Jansen’, dan kan achteraf discussie ontstaan over wie precies de rekening moet voldoen.

6. Het adres van de afnemer

Veel facturen gaan tegenwoordig via de e-mail. Toch is het belangrijk om het complete adres van de klant op de factuur te vermelden. Ook dit heeft te maken met het juridische traject bij een incassoprocedure. Dat gaat gepaard met aangetekende brieven die per post verzonden worden. Als je geen adres hebt, wordt dat lastig.

7. Jouw KvK-nummer

Vermeld je KvK-nummer. Dat is verplicht op alle officiële uitingen, zoals brieven, je website en dus ook je facturen. Je krijgt het nummer als je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel. Het staat in de welkomstbrief, op het KvK-uittreksel en in het online Handelsregister. Zorg dat het nummer correct op je factuur staat. Anders is deze niet rechtsgeldig en kun je de betaling niet via de rechter afdwingen.

8. BTW-identificatienummer

Vermeld het btw-identificatienummer (btw-id) op je facturen en website. Dat is verplicht.

Aanreiken van de algemene voorwaarden

Waar het vaak fout gaat is dat ondernemers hun algemene voorwaarden niet of niet op juiste wijze aanreiken. Zorg ervoor dat je de algemene voorwaarden altijd van toepassing verklaart en dat je die ook daadwerkelijk overhandigt voor of uiterlijk tijdens het sluiten van de overeenkomst. Zo heeft de klant voldoende gelegenheid om kennis te nemen van de inhoud. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat de voorwaarden helemaal niet van toepassing zijn.

En de betalingsvoorwaarden?

Sommige ondernemingen drukken hun complete algemene voorwaarden (met onder meer de betalingstermijn en garantiebepalingen) af op de achterzijde van hun facturen. Dat is niet verplicht. Een herinnering aan de betalingstermijn is voldoende.

Zelf een factuur maken?

Vul het online formulier in, dan maakt onze documentengenerator automatisch de factuur voor je. Download uw factuur!