Notulen Algemene Vergadering BV

• Een algemene vergadering is jaarlijks verplicht voor elke bv.
• Maak een kort schriftelijk verslag van deze vergadering.
• De wet verplicht tot het vastleggen van besluiten.

Wat zijn notulen algemene vergadering bv?

De notulen geven een samenvatting van wat er is besproken tijdens de algemene vergadering. In de notulen staan de overwegingen tot een besluit, de eventuele discussies hierover en de uitslag van de stemming.

Wat is het belang van notulen?

Je hebt geen wettelijke verplichting om te notuleren tijdens vergaderingen. Wel wordt er vaak een notuleerverplichting in de statuten opgenomen. Daarnaast gaan de normen van goed ondernemingsbestuur wel uit van een verplichting om te notuleren. Notulen zijn belangrijk. Zo kan worden nagegaan waarom de aanwezigen in de vergadering tot een bepaald besluit zijn gekomen. Dat is vooral van belang bij discussie over wat er is besloten of om na te gaan hoe de vennootschap functioneert.

Wat regelen de notulen van een algemene vergadering?

De aandeelhouders van een bv zijn verplicht om minimaal één keer per jaar te vergaderen. Deze vergadering wordt de algemene vergadering genoemd. De notulen van de algemene vergadering gebruik je om vast te leggen wat in deze jaarlijkse vergadering is besproken en besloten. Aan de hand van de gegevens die je invult, wordt er een kort en zakelijk verslag over de jaarlijkse algemene vergadering opgesteld.

De wet verplicht bestuurders tot het vastleggen van de besluiten die tijdens de algemene vergadering genomen zijn.

Wat staat er in de notulen van een algemene vergadering?

De notulen algemene vergadering vermelden de belangrijkste discussies, de overwegingen tot een besluit en hoe een aanwezige advies heeft gegeven.

Wat zijn belangrijke onderdelen in de notulen?

• De statutaire naam van de vennootschap, vestigingsplaats en KvK-nummer.
• De locatie en de datum van de vergadering.
• De aanwezigen en hun hoedanigheid.
• De wijze van oproeping voor de vergadering.
• Of er is voldaan aan de formele voorschriften voor de vergadering.
• Een samenvatting van wat er besproken is.
• Besluit tot vaststelling en goedkeuring van de jaarrekening.
• Besluit over de vaststelling en bestemming van de winst/verlies.
• Besluit tot decharge van het bestuur.
• Besluit tot wijziging bezoldiging bestuurder.

Wat zijn de voorwaarden voor het gebruik van de notulen?

De notulen van een algemene vergadering gaan van een aantal dingen uit.

• De vennootschap heeft geen Raad van Commissarissen.
• Bij de vergadering zijn slechts aandeelhouders aanwezig en géén andere vergadergerechtigden (zoals aandeelhouders zonder stemrecht, certificaathouders met stemrecht en vruchtgebruikers/pandhouders met vergaderrecht).
• Besluiten worden genomen met unanimiteit van stemmen van alle aandeelhouders (ook aandeelhouders die niet op de vergadering aanwezig zijn moeten instemmen).
• Er vindt geen oproeping plaats.

Hoe werkt het?

Start de vragenlijst. Beantwoord de vragen. Je krijgt daarbij uitleg. Aan de hand van jouw antwoorden krijg je notulen van een algemene vergadering van de aandeelhoudersovereenkomst op maat.

Een voorbeeld?

Bekijk hier een voorbeeld van notulen van een algemene vergadering!